Обязательное ЭДО в грузоперевозках: даты, требования к экспедиторам, ответственность

Российская логистика переходит на электронные перевозочные документы (ЭПД), включая электронную транспортную накладную (ЭТрН) и электронные экспедиторские документы. Основа реформы — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ (изменяет закон № 87-ФЗ и др.). Он вводит обязательный электронный формат и направление документов в ГИС ЭПД.

Сроки введения:

• с 1 марта 2026 — запускаются новые требования к экспедиторам (реестр экспедиторов через платформу «ГосЛог», для действующих компаний предусмотрен переходный период в 60 дней на подачу уведомления). Крайний срок для «действующих» — до 30 апреля 2026.
• с 1 сентября 2026 — обязательное оформление перевозочных и экспедиторских документов в электронном виде (бумага — только по исключениям, которые определит Правительство/Минтранс). Это подтверждают и Минтранс, и разъяснения профильных площадок.

Что именно становится обязательным:

• электронные транспортные накладные, экспедиторские документы, заказы/заявки и иные перевозочные документы — в рамках перечня законов по транспорту — формируются в ЭДО и направляются в ГИС ЭПД через операторов, аккредитованных Минтрансом/ФНС.
• правительство установит случаи, когда бумага сохранится (ограниченный перечень).

Требования к экспедиторам и перевозчикам:

1. регистрация в реестре экспедиторов (ГосЛог) с 01.03.2026 (для действующих — уведомление в 60-дневный период до 30.04.2026).
2. электронная подпись (УКЭП; допускается УНЭП для физлиц в случаях, описанных в 140-ФЗ).
3. подключение к оператору ЭДО/ИС ЭПД и передача документов в ГИС ЭПД.
4. внутренние регламенты: форматы ЭТрН/экспедиторских документов, сроки обмена, архивы (по правилам, которые утвердит Правительство/ведомства).

Ответственность за неисполнение

Важно: обязательность электронного оформления с 01.09.2026 уже закреплена в 140-ФЗ. Вопрос штрафов за нарушения (включая работу экспедитора без включения в реестр, неиспользование ЭПД, неподачу сведений) решается через поправки в КоАП РФ. На момент публикации у профильных площадок и деловых СМИ — сводные материалы о подготовленных поправках (в т. ч. законопроект № 755710-8):

• За работу без включения в реестр: для физлиц — 3–5 тыс. ₽, для юрлиц — 100–300 тыс. ₽; при повторном нарушении: 5–10 тыс. ₽ (физлица) и 500 тыс.–1 млн ₽ (юрлица). Это параметры обсуждаемых поправок.

Отдельно Минтранс и профильные разъяснения подтверждают, что с 01.09.2026 транспортную накладную можно будет оформлять только электронно, за исключениями, которые определит Правительство. Неисполнение общих обязательных требований транспортного законодательства подпадёт под соответствующие нормы КоАП после вступления поправок.

Рекомендация: до вступления штрафных норм в силу — зафиксируйте в локальных актах «обязательность ЭПД», порядок работы в ИС ЭПД и контрольные точки (кто подписывает, SLA обмена, хранение), чтобы при проверке показать «надлежащую организацию».

Цели реформы:

• сокращение бумажного документооборота, ускорение оборота документов.
• прозрачность и прослеживаемость перевозок через ГИС ЭПД.
• снижение ошибок и споров благодаря единому формату и юридически значимым подписям.

Плюсы для бизнеса:

• меньше ошибок и разночтений, быстрее закрывающие документы и сверки.
• интеграция с TMS/1С: сокращение ручного труда и издержек на печать/архив.

Возможные минусы/риски:

• затраты на подключение/интеграции, обучение персонала.
• зависимость от операторов и готовность контрагентов к ЭПД.

Мнения экспертов

Профильные участники рынка (операторы ЭДО, разработчики ИС ЭПД, отраслевые ассоциации) сходятся во мнении: критическая дата — 01.09.2026, а «узкие места» — своевременная регистрация/настройка интеграций и обучение сотрудников. Ассоциация «Цифровой транспорт и логистика» указывает на общий курс к тотальному ЭПД к этой дате.

Что сделать уже сейчас (чек-лист экспедитора/перевозчика)

1. Проверить готовность к регистрации в реестре (ГосЛог): учредительные данные, отсутствие дисквалифицирующих факторов; подготовить уведомление (для действующих — до 30.04.2026).
2. Выбрать оператора/решение для ЭПД (поддержка ЭТрН, интеграции 1С/TMS, работа с ГИС ЭПД).
3. Настроить ЭП (УКЭП/УНЭП для ролей, предусмотренных 140-ФЗ) и регламенты подписания.
4. Прописать внутренние регламенты: форматы, сроки, архив, порядок действий при сбоях.
5. Провести пилот на ключевых контрагентах и «сквозной» тест до 01.06.2026. (Практическая рекомендация, вытекает из сроков закона.)